1. Daten
Zweck und Gültigkeit
Für die Anmeldung zur FBR muss ein Formular zur Meldung des Mitglieds und ein Formular zur Meldung der Spieler ausgefüllt werden. Diese Formulare enthalten u.a. personenbezogene Daten, die für die orga-nisatorische Abwicklung der Firmen- und Behördenrunde notwendig sind. Diese Daten werden passwort-geschützt für alle Spieler auf der Homepage der FBR Tischtennis im Internet bereitgestellt.
Die Meldedaten sind nur für das aktuelle Spieljahr gültig. Am Ende des Spieljahres werden die Meldedaten gelöscht. Sie müssen jedes Jahr neu und vollständig gemeldet werden, selbst dann wenn sich keine Ände-rungen zum Vorjahr ergeben haben.
Mitglieder-Meldung
Die Mitglieder-Meldung enthält die folgenden Daten
1. Ansprechpartner und Kommunikationsdaten der Hauptverantwortlichen und der Mannschaftsführer
2. Spieltage, Spielzeiten und Spiellokale jeder Mannschaft
3. Adressen der Spiellokale
Jedes Mitglied ist dafür verantwortlich, dass die in der Mitglieder-Meldung genannten Personen mit derWeitergabe, der Speicherung und der (passwortgeschützten) Veröffentlichung auf der Homepage von Email, Telefon- und Faxnummer einverstanden sind.
Um den Anforderungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Rechnung zu tragen, müssen sich die Hauptverantwortlichen dieses Einverständnis schriftlich (auch per Email möglich) von allen ge-nannten Sportkameraden bestätigen lassen.
Diese Einwilligung ist nach der DSGVO zwar freiwillig, da die geforderten Daten für die Ausübung einerFunktion im Spielbetrieb (z.B. als Mannschaftsführer) aber zwingend erforderlich sind, muss im Fall einer Nicht-Einwilligung eine andere Person vom Mitglied benannt werden.
Spieler-Meldung
Die Spieler-Meldung enthält lediglich die Namen der Spieler, ihre Spielstärke und deren Zuordnung zu Mannschaften.
Weitere personenbezogene Daten sind nicht erforderlich und sollten aus Datenschutzgründen nicht in derSpieler-Meldung aufgeführt werden.
Fotos
Bei manchen Veranstaltungen der FBR werden Fotos gemacht, z.B. bei Ehrungen oder bei der Übergabe der Pokale in der Abschlussfeier. Diese Fotos sind passwortgeschützt und damit nur für Spieler der FBRTischtennis zugänglich. Diese Fotos können auf Wunsch (Mail an den Internetbeauftragten) jederzeit gelöscht werden.
2. Erfassung, Speicherung und Verwendung der Daten
Spielausschuss, SpA-Vorstand
Rechtzeitig vor Beginn des neuen Spieljahres werden die Meldeunterlagen vom Spielausschuss-Vorstand an die Hauptverantwortlichen des Vorjahres und deren Vertreter versandt und müssen ausgefüllt zum an-gegebenen Termin zurückgesandt werden.
Hauptverantwortlicher HV, HV-V und HV-E
Die Anmeldung zur FBR kann nur durch den Hauptverantwortlichen des Mitglieds oder dessen Vertreter erfolgen. Mit der Unterschrift wird gleichzeitig das Einverständnis gegeben, die Meldedaten zu speichern und im Internet bereitzustellen.
Bei Übermittlung per Email gilt die Anmeldung auch ohne Unterschrift, wenn sie von einer der Email-Adressen von HV, HV-V oder HV-E geschickt wurde.
„Mannschaftsadressen“ (auf der Homepage)
Aus den Daten der Mitglieder-Meldung wird ein Adressverzeichnis der Mitglieder und deren Mannschaften erstellt, auf der Homepage gespeichert und passwortgeschützt unter „Mannschaftsadressen“ allen an der FBR Beteiligten verfügbar gemacht.
Das Adressverzeichnis enthält
1. die Kommunikationsdaten der Hauptverantwortlichen und der Mannschaftsführer sowie
2. die Spieltage und Spielzeiten der Mannschaften und
3. die Adressen der Spiellokale.
Das Adressverzeichnis wird für die Vereinbarung von Spielterminen zwischen den Mannschaftführern und für die Adressierung der Spiellokale durch die Spieler benötigt
Email-Verzeichnis für FBR-Mitteilungen
Mit den Daten der Mitglieder-Meldung wird ein Email-Verzeichnis aller Hauptverantwortlichen und Mann-schaftsführer erstellt.
Dieses Email-Verzeichnis wird zum Versand von allgemeinen FBR-Mitteilungen verwendet und wird nur dem Vorstand der FBR zur Verfügung gestellt.
„Mannschaften“ (auf der Homepage)
Die genehmigten Spieler-Meldungen werden gespeichert und auf der Homepage passwortgeschützt unter „Mannschaften“ allen an der FBR Beteiligten verfügbar gemacht.
„Spielleiter“ (auf der Homepage)
Die Spielleiter sind Ansprechpartner für die Mannschaften in den einzelnen Ligen und zuständig für die Prüfung und Verwaltung der Spielergebnisse im Internet. Ihre Kommunikationsdaten werden auf der Homepage gespeichert und passwortgeschützt unter „Spielleiter“ allen an der FBR Beteiligten verfügbar gemacht.
Änderungen und Korrekturen
Änderungen und Korrekturen müssen umgehend per Email an die Hauptverantwortlichen, die Mann-schaftsführer, die Spielleiter der betroffenen Ligen und an den Internetbeauftragten der FBR gesendet werden.
Die Meldedaten werden am Ende des Spieljahres vollständig gelöscht.
3. Datenschutz
Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich von Vorstandsmitgliedern der FBR dazu verwendet, den Ablauf der Firmen- und Behördenrunde im Tischtennis sicherzustellen. Die Daten werden mit einem Passwort geschützt, das jährlich neu vergeben wird und nur den Spielern der FBR Tischtennis bekanntge-geben wird.
Trotz aller Sorgfalt und Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes ist nicht garantiert, dass diese Daten vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können.
In den Meldeformularen sollten deshalb nur die wirklich geforderten Daten und keine sonstigen personen-bezogenen Daten, z.B. keine Telefonnummern, Emails von Spielern, eingetragen werden.